Описание

Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

Для решения названных задач в Системе был разработан модуль "Документы", с помощью которого все сотрудники организации работают с Документами преимущественно в электронном виде.

Модуль решает следующие задачи:

Регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в Системе;
Осуществление коллективной работы над документом.
При одновременной работе нескольких пользователей с одним документом возникает проблема одновременного редактирования этого документа несколькими пользователями. Для решения этой проблемы в модуле предусмотрен специальный механизм блокировок, который позволяет пользователю запретить редактирование документа и быть уверенным, что никто не отредактирует его до тех пор, пока документ заблокирован. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемый документ, но не могут его редактировать.
Создание единой базы документной информации, позволяющей исключить возможность дублирования документов и обеспечить доступ к самой свежей/последней версии документа.
Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются электронные документы, а при использовании Документа в Системе создается ссылка на этот документ. Тем самым все документы системы хранятся в единой базе документов. Размещение всех документов в единой базе системы позволяет пользователям всегда иметь доступ к актуальной информации.
Сохранение/хранение/ведение истории работы с документом - учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка системы версий документов;
Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий. Поэтому, чтобы избежать работы с устаревшей информацией и иметь возможность в любой момент вернуться к любой предыдущей версии, в системе хранится история изменений содержания документа (например, в процессе согласования), - время редактирования, автор внесенных изменений и описание внесенных изменений. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах.
Администрирование прав доступа к документам различной степени конфиденциальности.
Одной из важнейших функциональных задач модуля является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе, обеспечивается возможностью контроля и настройки прав доступа на любой документ (запись, чтение, недоступен), тем самым пользователь разграничивает права доступа к документам и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Правильная организация документооборота поможет Вам:

на 30% сократить время поиска документов;
усилить контроль исполнения документов и поручений по ним и ужесточить исполнительскую дисциплину сотрудников всей компании;
на 20% ускорить время разработки и согласования документов;
в 20 раз сократить затраты на копирование внутренних документов;
втрое сократить затраты на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов;
на 80% снизить затраты на хранение бумажных документов за счет перевода их в электронную форму;
на 25-40% повысить производительность труда сотрудников организации.

Одно из основных понятий, используемых в системе, – электронный документ. Каждый электронный документ системы состоит из файла – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор свойств, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.